Verlenging termijn opmaken jaarrekening
Voor NV’s en BV’s geldt dat zij de jaarrekening binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar moeten opmaken. Diverse andere rechtspersonen kennen een termijn van 6 maanden. De algemene vergadering is bevoegd om deze termijn met vijf maanden te verlengen en met 4 maanden voor diverse andere rechtspersonen. In de nieuwe tijdelijke wet is opgenomen dat het bestuur, in plaats van de algemene vergadering, kan besluiten tot een verlenging. Bij een stichting is voor een dergelijk besluit tot verlenging door het bestuur geen besluit van het toezichthoudend orgaan vereist. Deze tijdelijke wetswijziging maakt het voor rechtspersonen met veel verschillende aandeelhouders of aandeelhouders op afstand, een stuk eenvoudiger om de termijn te verlengen.
Digitale algemene vergadering
Een andere wijziging, die in deze tijden meer vrijheid geeft, is de gewijzigde vorm van het houden van de algemene vergadering. Tot voor kort kwamen aandeelhouders altijd fysiek bij elkaar, maar aangezien dat in deze tijd niet (altijd) haalbaar is, biedt de tijdelijke wet het bestuur de mogelijkheid om te besluiten om de algemene vergadering uitsluitend digitaal plaats te laten vinden. Mogelijkheden die wij hiervoor zelf op kantoor gebruiken zijn onder andere Zoom en Teams. Voor het houden van een algemene vergadering via uitsluitend elektronische weg, gelden wel een aantal voorwaarden:
- De algemene vergadering is langs elektronisch weg te volgen voor aandeelhouders en andere vergadergerechtigden;
- De aandeelhouders en andere vergadergerechtigden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld;
- De vooraf gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord of op de website van de vennootschap (of andere rechtspersoon) geplaatst of via elektronisch communicatiemiddel voor de aandeelhouders toegankelijk gemaakt;
- Deelnemers aan de vergadering moeten tijdens de vergadering (elektronisch) vragen kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd.
Dat deze tijd wat digitale uitdagingen met zich meebrengt staat voorop, dat zie je alleen al aan het digitaal organiseren van de algemene vergadering. Wil je zeker weten dat de ICT-Security binnen jouw organisatie op orde is? Lees dan het blog van mijn collega Geert: “Een verantwoord gevolg op het ‘gedwongen’ thuiswerken en videobellen“.
Openbaarmaking jaarrekening
Het bestuur van een rechtspersoon is verplicht om jaarrekeningen tijdig openbaar te maken. Op het moment dat een bestuurder daarin verzuimt en de vennootschap gaat failliet, dan ontstaat het wettelijk vermoeden dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur. Omdat de huidige omstandigheden het in enkele gevallen ingewikkeld maken om de jaarrekening tijdig te publiceren, voorziet de tijdelijke wet hierin. Deze wet bepaalt namelijk dat een verzuim van de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recente afgesloten boekjaar niet in aanmerking wordt genomen, indien dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van Corona. Hiervan kan ook sprake zijn als de jaarrekening niet kan worden opgesteld of kan worden gecontroleerd door een accountant. Dit dient dan wel door het bestuur aangetoond te worden.
Inwerkingtreding en vervaldatum tijdelijke wet
De tijdelijke wet is (met terugwerkende kracht) op 16 maart 2020 in werking getreden en vervalt, onder voorbehoud van verlenging of verkorting, op 1 september 2020.
Publicatiedatum: 12-06-2020